重要なものが機械的に分かる!ウォールステッカー.com式工程管理術

社長のAbiruです。

先日お友達の社長やフリーの方とお食事していまして、

「工程管理で決定的なものが見つからない」

という話が出てきました。
そこで当社の工程管理方法を紹介したところ、とても関心されましたので、この機会にみなさんにもシェアさせていただこうと思います。

名付けてウォールステッカー.com式工程管理術

通常の工程管理との違い

責任者以外が仕事の進捗を俯瞰して見られるようになります。
重要度を可視化するので、
「これは締め切り間近だが、こっちの方が重要なので優先順位を入れ替える」
という判断を、責任者以外が行えるようになります。
画期的です。

お手本は7つの習慣

「7つの習慣」という有名なビジネス書があります。
最近はマンガ版も出てきて、とても取り組みやすくなりましたね。

その中に「時間管理のマトリックス」というのが出てきます。
物事を重要度と緊急度別に分けて、「緊急度ではなく重要度を優先する」という方法ですね。

第三の習慣 重要事項を優先する 緊急度ではなく重要度を優先する|フランクリン・プランナー
本当に重要な活動は、「緊急ではないが重要な」第Ⅱ領域活動にあります。
「第Ⅰ領域へ時間を割くことは避けられないが、第Ⅱ領域へ時間を割くことによって減らすことはできる」のです。
[第 II 領域]
人間関係作り
予防行為
最新再生(自分を磨くこと)
準備や計画
適度な息抜き

これをお手本にして、領域基準を決めて工程管理に使用しているのが当社式です。
まずはこれをご覧ください。

工程管理マトリックス
クリックで拡大します

「重要」の決め方


これが最大のポイントです。
仕事の重要度は、「その仕事の年間影響額はいくらか」を指標にします。
こういう指標がないと、重要度の判断基準があいまいになるからです。
ただ、この影響額というのも、経営者によって変わると思います。
例えば「御用聞きにお客様のお宅に訪問する」という項目があったとします。
この項目の年間影響額は、人によっては「売上につながるとは限らない」と低く算出するかもしれませんし、「対面こそお客様と長くつながる第一歩だ」と高く計算するかもしれません。
しかしこのあたりは経営者の価値観で決める事だと思うので、これはこれでいいものと考えています。

年間影響額が50万円以上の案件は上に移動します。
50万円がいいのか10万円がいいのか、1000万円がいいのか、は使用者が決めればいいと思います。
できるだけ上と下の項目数が同じくらいになる金額を基準にすると、見やすくなります。

「緊急」の決め方

リミットまで1か月を切っている案件は「緊急」の扱いで、左に移動します。
1か月がいいのか1週間がいいのか、2か月がいいのか、は使用者が決めればいいと思います。
できるだけ右と左の項目数が同じくらいになる期間を基準にすると、見やすくなります。

結果、このようになります。

7つの習慣だと右上を重視していくのですが、この方法では「締め切り」で区切るので、どうしても左上が「今すべき事」になっちゃいますね。
なにしろ左が無くなったら右から移動してくるだけなので・・・(笑)

チームで共有する

この表はGoogleスプレッドシートやエクセルオンラインで共有して使います。
スマートフォンでも表の内容を変更できるので便利です。

各担当は状況や進捗率などを自由に編集できますが、リミットを変更したい場合は上司に相談するというルールで運用します。

当社で使用している色分けのフォーマットを置いておきます。
Googleスプレッドシートのサンプル

この方法なら、チームで何が重要なのか、それを誰がどこまでやっているのか、をチーム全員が把握できるようになります。

毎日眺める・会議でも使う

朝礼やランチミーティング、会議などで使用します。
年間影響額という経営者の価値観と、リミットという基準で機械的に分類されるので、とても分かりやすいです。

システムの利用にお金がかかるわけではありませんので、よかったら一度お試しください。



  • 2014/12/08 12:31:59
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